Dokumenty potrzebne do sprzedaży nieruchomości
„Kto z zaświadczeniami nie zwleka, ten transakcji nie odwleka.”
Notariusz nie sporządzi aktu bez kompletu dokumentów, a część z nich wydają urzędy, zarządcy i banki, więc trzeba je zamówić z wyprzedzeniem. Zbieranie dokumentów warto zacząć jeszcze przed wystawieniem nieruchomości na sprzedaż, a na pewno trzeba ustalić ich listę.
Ten wpis dotyczy rynku wtórnego. Najpierw omawiamy dokumenty, które dotyczą każdej nieruchomości, a w dwóch ostatnich sekcjach dodatkowe dokumenty dla domu i dla działki.
Sprzedaż nieruchomości — krok po kroku
Spis treści
- Podstawa nabycia i stan cywilny
- Księga wieczysta i hipoteka
- Zaświadczenia ze wspólnoty lub spółdzielni i z urzędu
- Świadectwo charakterystyki energetycznej
- Dom: dodatkowe dokumenty
- Działka: dodatkowe dokumenty
1. Podstawa nabycia i stan cywilny
To dokumenty, które potwierdzają, że masz prawo sprzedać nieruchomość, i że sprzedajesz ją w zgodzie z ustrojem majątkowym małżeńskim. Potrzebujesz oryginalnych dokumentów, notariusz nie zaakceptuje kserokopii.
a. Kupno. Akt notarialny, na podstawie którego kupiono nieruchomość. Jeśli go nie masz, wypis aktu możesz zamówić w kancelarii, która go sporządziła.
b. Darowizna. Akt notarialny darowizny oraz potwierdzenie rozliczenia podatku od spadków i darowizn, jeśli podatek dotyczył tej darowizny.
c. Spadek. Akt poświadczenia dziedziczenia albo prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku, oraz potwierdzenie rozliczenia podatku od spadków, jeśli dotyczył spadku.
d. Spółdzielcze prawo do lokalu. Przydział lokalu, umowa przenosząca prawo albo inny dokument, z którego wynika nabycie prawa.
e. Stan cywilny. Notariusz zapyta o stan cywilny i o ustrój majątkowy. Przygotuj odpis aktu małżeństwa i intercyzę, jeśli ją zawarto. Jeśli nieruchomość należy do majątku wspólnego, do aktu muszą stanąć oboje małżonkowie.
Konkret: notariusz sam nie wygeneruje dokumentu potwierdzającego twoje prawo do nieruchomości, więc zacznij od przeszukania dokumentów w domu albo od zamówienia wypisu aktu w kancelarii, w której podpisywano umowę.
2. Księga wieczysta i hipoteka
Dla notariusza wystarczy numer księgi wieczystej, bo sam sprawdzi jej treść w systemie. Odpis zupełny możesz też pobrać samodzielnie, znając numer księgi.
a. Dział II. Sprawdź, czy dane właściciela w księdze są aktualne i czy zgadzają się z dokumentem nabycia. Zmiany, które wynikają z niedawnego zakupu lub spadku, mogą jeszcze czekać na wpis w sądzie (powinna być wzmianka).
b. Działy III i IV. Przeczytaj wszystkie wpisy, w tym służebności, prawo dożywocia, wpisy komornicze i hipoteki. Jeśli któryś jest niekorzystny dla kupującego, spróbuj go usunąć przed transakcją.
c. Hipoteka. Jeśli spłacasz kredyt, ustal aktualną wartość zadłużenia (na przykład w aplikacji bankowej). Do notariusza będzie potrzebne (zazwyczaj płatne) zaświadczenie o zadłużeniu i warunkach jego spłaty. Bank wystawi też dokument potrzebny do wykreślenia hipoteki z księgi po spłacie kredytu. Za wykreślenie hipoteki płaci sprzedający.
d. Lokal bez księgi wieczystej. Nie każdy lokal ma księgę wieczystą, na przykład spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu bywa bez księgi. Wtedy potrzebne jest zaświadczenie ze spółdzielni, potwierdzające to prawo. Jeśli prawo do lokalu nie ma księgi, do jej założenia potrzebne są między innymi wypis z rejestru gruntów i dokumenty nabycia prawa (w niektórych sądach pełna historia prawa od pierwszego właściciela), więc zacznij od rozmowy ze spółdzielnią.
Konkret: kupujący analizuje księgę równie dokładnie jak ty. Wpisy, które mogą budzić wątpliwości, lepiej wyjaśnić przed wystawieniem nieruchomości na sprzedaż niż tłumaczyć w trakcie negocjacji.
Co sprawdzić przed zakupem mieszkania
3. Zaświadczenia ze wspólnoty lub spółdzielni i z urzędu
To dokumenty, które wydają zarządca, spółdzielnia i urząd, więc ich przygotowanie zależy od instytucji, a nie od ciebie. Ale zanim je zamówisz, uporządkuj sprawy, których dotyczą, żeby wydane dokumenty były aktualne i bez uwag.
a. Brak zaległości w opłatach. Zaświadczenie od zarządcy wspólnoty albo spółdzielni o stanie zadłużenia w opłatach eksploatacyjnych. Jeśli zaległości są, spłać je przed transakcją albo ustal z kupującym, że zostaną pokryte z ceny. Zaświadczenie zazwyczaj jest ważne 30 dni.
b. Wysokość opłat. Zestawienie bieżących miesięcznych opłat z podziałem na składniki. Kupujący zapyta o nie na pewno, szczególnie o fundusz remontowy. Poszukaj ostatniego zestawienia, które przesłała spółdzielnia lub wspólnota, jeśli nie masz — poproś o przygotowanie.
c. Osoby zameldowane. Najlepiej, żeby w dniu transakcji nikt nie był zameldowany w lokalu. Potwierdzi to zaświadczenie wydane przez urząd gminy (w Warszawie urząd dzielnicy), że nikt nie jest zameldowany. Jeśli ktoś ma pozostać zameldowany, kupujący może z tego powodu zrezygnować z transakcji lub potraktuje to jako twardy punkt negocjacji ceny. Zaświadczenie ma ważność 1-2 dni.
d. Działalność gospodarcza. Jeśli pod adresem lokalu jest zarejestrowana działalność gospodarcza (twoja albo innej osoby), wyrejestruj ją lub zmień adres przed transakcją.
e. Podatek od nieruchomości. Notariusz tego nie wymaga, ale sprawdź, czy nie masz żadnych zaległości. Jeśli podatek za cały rok został zapłacony przed transakcją, pamiętaj o złożeniu wniosku o zwrot części podatku za miesiące po sprzedaży.
Konkret: zaświadczenie ze wspólnoty lub spółdzielni jest ważne zazwyczaj 30 dni, a zaświadczenie o osobach zameldowanych tylko 1-2 dni, więc zamawiaj je dopiero wtedy, gdy znasz termin aktu.
4. Świadectwo charakterystyki energetycznej
To dokument, który przy sprzedaży musisz przekazać kupującemu. Sporządza go osoba z uprawnieniami, a obowiązek jego przygotowania spoczywa na sprzedającym.
a. Przekazanie. Oryginał świadectwa przekazujesz kupującemu przy zawarciu umowy. Notariusz zapisuje w akcie, że świadectwo zostało wydane, albo że sprzedającego pouczono o skutkach jego niewydania.
b. Ważność. Świadectwo jest ważne 10 lat, o ile w tym czasie nie zmieniono charakterystyki energetycznej budynku, na przykład przez ocieplenie, wymianę okien lub drzwi, albo zmianę źródła ciepła. Jeśli coś takiego zrobiono, trzeba je sporządzić ponownie.
c. Ogłoszenie. Od kwietnia 2023 roku ogłoszenie o sprzedaży musi zawierać wskaźniki energetyczne ze świadectwa, takie jak roczne zapotrzebowanie na energię i jednostkowa emisja CO2.
d. Wyjątki. Dla niektórych nieruchomości nie trzeba przygotowywać świadectwa, na przykład dla budynków zabytkowych i wolnostojących budynków o powierzchni użytkowej do 50 m². Jeśli nie wiesz, czy twoja nieruchomość jest wyjątkiem, zapytaj notariusza.
Konkret: niewydanie świadectwa kupującemu jest zagrożone grzywną, a samo świadectwo jest potrzebne już na etapie ogłoszenia, więc zamów je przed wystawieniem nieruchomości na sprzedaż. Po zgromadzeniu niezbędnych informacji przygotowanie świadectwa zwykle trwa około tygodnia.
5. Dom: dodatkowe dokumenty
Przy sprzedaży domu dochodzą dokumenty dotyczące gruntu i budynku.
a. Rejestr gruntów i budynków. Wypis z rejestru gruntów, wypis z rejestru budynków oraz wyrys z mapy ewidencyjnej wydaje starostwo powiatowe (w Warszawie urząd miasta).
b. Dokumenty budowy. Pozwolenie na użytkowanie budynku albo dokumenty potwierdzające zgłoszenie zakończenia budowy.
c. Plan miejscowy. Zaświadczenie o przeznaczeniu działki w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego, a jeśli planu nie ma, zaświadczenie o jego braku. Wydaje je urząd gminy lub miasta.
d. Rewitalizacja. Zaświadczenie z urzędu gminy lub miasta, czy nieruchomość leży na obszarze rewitalizacji, bo na takim obszarze gminie może przysługiwać prawo pierwokupu. Jeśli przysługuje, sprzedaż przebiega według odrębnych zasad: zwykle najpierw podpisuje się umowę warunkową, a potem czeka na decyzję gminy, czy z pierwokupu skorzysta.
e. Wspólnota lub zarządca osiedla. Jeśli dom stoi na osiedlu, gdzie działa wspólnota albo zarządca, który pobiera opłaty (na przykład za sprzątanie części wspólnych, ochronę czy zieleń), zamów zaświadczenie o braku zaległości w tych opłatach i zestawienie bieżących kosztów. Zasady są takie same jak w sekcji 3: zaświadczenie zazwyczaj jest ważne 30 dni.
Konkret: w starszych domach często brakuje dokumentów budowy, na przykład pozwolenia na użytkowanie. Sprawdź to jak najwcześniej, bo uzupełnienie braków może zająć dużo czasu i wpłynąć na termin transakcji. Wątpliwości wyjaśnij z notariuszem.
6. Działka: dodatkowe dokumenty
Przy sprzedaży działki niezabudowanej liczy się przede wszystkim to, co można na niej zbudować, więc dochodzą dokumenty planistyczne. Dodatkowo potrzebujesz dokumentów z sekcji 1, 2 i 3, w zakresie, w jakim dotyczą działki.
a. Rejestr gruntów. Wypis z rejestru gruntów oraz wyrys z mapy ewidencyjnej wydaje starostwo powiatowe (w Warszawie urząd miasta).
b. Plan miejscowy albo warunki zabudowy. Zaświadczenie o przeznaczeniu działki w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego z urzędu gminy lub miasta. Jeśli planu nie ma, gmina wydaje zaświadczenie o jego braku, a o możliwości zabudowy decyduje decyzja o warunkach zabudowy. Ten system się zmienia: w ramach reformy planowania przestrzennego każda gmina ma obowiązek uchwalić plan ogólny, który wyznacza między innymi obszary uzupełnienia zabudowy. Gdy plan ogólny wejdzie w życie, nowe decyzje o warunkach zabudowy będzie można wydawać tylko w granicach takich obszarów, więc działka poza nimi może stracić na wartości dla kupujących. Sprawdź w urzędzie, na jakim etapie jest plan ogólny i co przewiduje dla twojej działki.
c. Rewitalizacja. Zaświadczenie z urzędu gminy lub miasta, czy działka leży na obszarze rewitalizacji, bo na takim obszarze gminie może przysługiwać prawo pierwokupu. Jeśli przysługuje, sprzedaż przebiega według odrębnych zasad: zwykle najpierw podpisuje się umowę warunkową, a potem czeka na decyzję gminy, czy z pierwokupu skorzysta.
d. Dokumenty dodatkowe. W zależności od sytuacji: pozwolenie na budowę, jeśli zostało wydane, decyzja podziałowa z informacją, że jest ostateczna, jeśli działka powstała w wyniku podziału, oraz zaświadczenie ze starostwa o tym, czy działka jest objęta uproszczonym planem urządzenia lasu.
e. Działka rolna. Obrót nieruchomościami rolnymi może podlegać dodatkowym ograniczeniom, więc zapytaj notariusza przed ustaleniem warunków sprzedaży.
Konkret: dla kupującego najważniejsze jest przeznaczenie działki, więc zaświadczenie z planu miejscowego (albo o jego braku) warto mieć gotowe już na pierwszą rozmowę.
Kluczowe wnioski
- Zanim zamówisz dokumenty, uporządkuj sprawy, których dotyczą (zaległości, zameldowanie, działalność gospodarcza, wpisy w księdze), żeby wydane dokumenty były aktualne i bez uwag
- Znajdź dokument nabycia nieruchomości: potrzebny jest oryginał, nie kserokopia
- Przygotuj odpis aktu małżeństwa i intercyzę, jeśli ją zawarto, bo od ustroju majątkowego zależy, kto musi stanąć do aktu
- Z księgi wieczystej wyjaśnij wszystkie wpisy w działach II, III i IV
- Zamów świadectwo charakterystyki energetycznej: przekażesz je kupującemu przy zawarciu umowy
- Przy kredycie będzie potrzebne z banku zaświadczenie o aktualnej wysokości zadłużenia oraz zgoda na wcześniejszą spłatę i na wykreślenie hipoteki po spłacie
- Ureguluj na bieżąco wszystkie opłaty do wspólnoty lub spółdzielni, tak, aby nie było żadnych zaległości; dług pomniejszy przychód ze sprzedaży
- W przypadku domu i działki dodaj dokumenty budowy, wypis z rejestru gruntów i zaświadczenie z planu miejscowego
- Wszelkie wątpliwości co do kompletu dokumentów wyjaśnij z notariuszem przed ustaleniem terminu aktu