Najem okazjonalny krok po kroku
„Papier wszystko przyjmie — ale sąd i komornik już niekoniecznie.”
Sama chęć zawarcia najmu okazjonalnego to za mało. Jeśli przy zawarciu umowy zabraknie jednego z trzech obowiązkowych elementów, umowa staje się formalnie zwykłą umową najmu, bez żadnego ze spodziewanych zabezpieczeń — czyli cała para poszła w gwizdek. Oto, jak przejść przez tę procedurę krok po kroku.
Spis treści
- Kto może zawrzeć najem okazjonalny?
- Wskazanie lokalu zastępczego przez najemcę
- Uzyskanie zgody właściciela lokalu zastępczego
- Zawarcie umowy najmu w formie pisemnej
- Najemca składa oświadczenie u notariusza
- Wynajmujący zgłasza umowę do urzędu skarbowego
- Co dalej — gdyby doszło do problemów z najemcą
1. Kto może zawrzeć najem okazjonalny?
Najem okazjonalny jest dostępny tylko wtedy, gdy wynajmujący jest osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali, a lokal służy najemcy — osobie fizycznej — do zaspokojenia potrzeb mieszkaniowych. Jeśli wynajmujący prowadzi działalność gospodarczą w zakresie wynajmu albo najemcą ma być spółka, ta forma nie jest dostępna.
Konkret: to pierwszy punkt, który warto sprawdzić, zanim zaczniecie planować resztę formalności — jeśli nie spełniacie tego warunku, cała reszta procedury jest bezprzedmiotowa.
Jak sprawdzić, czy wynajmujący jest właścicielem mieszkania
2. Wskazanie lokalu zastępczego przez najemcę
Najemca musi wskazać lokal, do którego będzie mógł się wyprowadzić, gdyby doszło do egzekucji obowiązku opróżnienia mieszkania. Może to być np. mieszkanie rodziców czy innego członka rodziny — najemca nie musi mieć do niego tytułu własności, wystarczy, że ma zgodę osoby uprawnionej. Wskazany lokal musi znajdować się w Polsce.
Konkret: w naszej praktyce to właśnie ten punkt bywa największą przeszkodą — część najemców po prostu nie ma nikogo, kto zgodziłby się na wskazanie swojego mieszkania w takiej roli. Problem ten dotyczy szczególnie obcokrajowców, którzy nie mają w Polsce rodziny ani znajomych mogących użyczyć adresu. Na rynku istnieją firmy oferujące odpłatnie taki adres zastępczy, współpracujemy z jedną z nich.
3. Uzyskanie zgody właściciela lokalu zastępczego
Właściciel wskazanego lokalu zastępczego (albo osoba mająca do niego inny tytuł prawny) musi złożyć oświadczenie o zgodzie na zamieszkanie w nim najemcy w razie egzekucji. Zwykła forma pisemna wystarcza — ale jeśli wynajmujący tego zażąda, właściciel lokalu zastępczego musi złożyć to oświadczenie z podpisem notarialnie poświadczonym (to nie to samo co akt notarialny — poświadczenie podpisu jest prostsze i tańsze).
Konkret: rekomendujemy zawsze żądać podpisu notarialnie poświadczonego — zwykłe oświadczenie na piśmie łatwiej podważyć, jeśli kiedyś faktycznie dojdzie do sporu.
A co z podpisem elektronicznym? Kwalifikowany podpis elektroniczny ma moc prawną podpisu własnoręcznego, więc jeśli wynajmujący nie żąda podpisu notarialnie poświadczonego, oświadczenie podpisane w ten sposób spełni wymóg zwykłej formy pisemnej. Nie zastąpi jednak podpisu notarialnie poświadczonego — to odrębna czynność notarialna, której nie da się wykonać samym podpisem elektronicznym.
Co, gdy adres zastępczy przestanie być aktualny? Jeśli najemca w trakcie trwania umowy utraci możliwość zamieszkania we wskazanym lokalu zastępczym (np. właściciel się wyprowadza, sprzedaje mieszkanie albo wycofuje zgodę), najemca ma 21 dni od dnia, w którym się o tym dowiedział, żeby wskazać inny lokal zastępczy i dostarczyć nowe oświadczenie jego właściciela. Niedopełnienie tego obowiązku daje wynajmującemu podstawę do wypowiedzenia umowy.
4. Zawarcie umowy najmu w formie pisemnej
Sama umowa najmu okazjonalnego (w odróżnieniu od oświadczenia najemcy z punktu 5) nie musi mieć formy aktu notarialnego — wystarczy forma pisemna, ale pod rygorem nieważności. Umowa musi być zawarta na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat.
Konkret: to częsta pomyłka — część wynajmujących sądzi, że cała umowa musi być notarialna. Notarialne jest tylko oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji.
5. Najemca składa oświadczenie u notariusza
Najemca składa u notariusza oświadczenie w formie aktu notarialnego, w którym poddaje się egzekucji i zobowiązuje się opróżnić lokal w terminie wskazanym w ewentualnym przyszłym żądaniu wynajmującego. To dokument, bez którego umowa formalnie nie jest najmem okazjonalnym — niezależnie od tego, jak ją nazwiecie. Właściciel nie musi być obecny przy tej czynności — do notariusza idzie sam najemca (lub najemcy, jeśli jest ich kilkoro).
Oświadczenie sporządzane jest w języku polskim. Jeśli najemca nie zna polskiego, przy czynności musi być obecny tłumacz przysięgły — nie wystarczy, że towarzyszy mu znajomy lub członek rodziny znający oba języki. To wymóg formalny, którego notariusz pilnuje.
Konkret: opłata notarialna za to oświadczenie jest ustawowo ograniczona — maksymalnie 1/10 minimalnego wynagrodzenia za pracę. Przy minimalnym wynagrodzeniu w 2026 roku (4 806 zł) daje to maksymalnie ok. 480 zł (plus VAT) od jednej osoby — a część notariuszy nalicza tę opłatę osobno od każdego najemcy wskazanego w umowie, jeśli jest ich kilku. Warto to sprawdzić przed wizytą, żeby nie być zaskoczonym końcową kwotą.
Przepisy nie określają, kto pokrywa ten koszt — w praktyce bywa różnie: czasem płaci najemca, czasem wynajmujący, a czasem strony dzielą się po połowie. Skoro to zabezpieczenie chroni przede wszystkim interes wynajmującego, część naszych klientów decyduje się pokryć ten koszt samodzielnie, zamiast przerzucać go na najemcę — to jednak indywidualna decyzja, nie ustawowy obowiązek.
6. Wynajmujący zgłasza umowę do urzędu skarbowego
Wynajmujący ma 14 dni od rozpoczęcia najmu na zgłoszenie zawarcia umowy do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla jego miejsca zamieszkania. To obowiązek, którego nie ma przy zwykłym najmie — i jeden z powodów, dla których część wynajmujących rezygnuje z najmu okazjonalnego.
Konkret: to zgłoszenie nie jest tym samym co rozliczenie podatku od najmu — to osobny obowiązek formalny, potwierdzający, że umowa w ogóle jest najmem okazjonalnym.
7. Co dalej — gdyby doszło do problemów z najemcą
Jeśli najemca przestanie płacić czynsz albo złamie inne istotne warunki umowy, wynajmujący może — po zachowaniu wymaganej ustawą procedury wypowiedzenia — wystąpić do najemcy z żądaniem opróżnienia lokalu, powołując się na notarialne oświadczenie z punktu 5. To pozwala pominąć zwykłe, długotrwałe postępowanie sądowe o eksmisję.
Konkret: to właśnie ta różnica — możliwość pominięcia sądu na etapie samej eksmisji — jest głównym powodem, dla którego rekomendujemy najem okazjonalny każdemu wynajmującemu, nawet przy jednym mieszkaniu.
Kluczowe wnioski
- Najem okazjonalny wymaga, żeby obie strony — wynajmujący i najemca — były osobami fizycznymi
- Sama umowa wymaga tylko formy pisemnej, nie aktu notarialnego
- Aktem notarialnym musi być wyłącznie oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji
- Zgoda właściciela lokalu zastępczego wymaga podpisu notarialnie poświadczonego na żądanie wynajmującego
- Zgłoszenie do urzędu skarbowego w ciągu 14 dni to osobny obowiązek wynajmującego
- Koszt notarialny oświadczenia najemcy jest ustawowo ograniczony do 1/10 minimalnego wynagrodzenia — ale przepisy nie mówią, kto go pokrywa
- Jeśli najemca nie zna polskiego, przy oświadczeniu u notariusza musi być obecny tłumacz przysięgły — nie wystarczy znajomy władający oboma językami